4.12.2018
1. Rekisterinpitäjä
Exclusive Logistics Finland Oy (jäljempänä myös ”Exclusive Logistics”)
Y-tunnus: 2568611-7
Karhumäentie 3, 01530 VANTAA
Puhelin: 0102 7979 00
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Exclusive Logistics Finland Oy
Roni Penttilä
Puhelin: 0102 7979 00
Sähköposti: asiakaspalvelu@exclusivelogistics.fi
3. Rekisterin nimi
Exclusive Logisticsin asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva asiakkaiden asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen
hoitamiseen ja hallinnointiin (esimerkiksi asiakasviestintään), kehittämiseen ja analysointiin,
palvelujen tuottamiseen sekä Exclusive Logisticsin ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin
ja / tai omistussuhde yrityksiin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnittelemiseen ja
kehittämiseen.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin
Exclusive Logisticsin ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä
Exclusive Logisticsin valikoimien yhteistyökumppanien mainontaan, suoramarkkinointiin,
mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi, etämyyntiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin
tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietotyyppejä ja niiden
muutostietoja:
Perustiedot, kuten
- etu- ja sukunimet
- henkilötunnus
- sukupuoli
- asiointikieli
- yhteystiedot työpaikalle (yrityksen nimi, y-tunnus, postiosoite, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- rekisteröidyn ammatti, titteli ja muut henkilön asemaa koskevat tiedot
- jäsennumero
Asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten
- asiakkuuden tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä – tapa
- asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (asiakasviestintä, palautteet ja reklamaatiot)
- sähköisten palvelujen ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esimerkiksi uutiskirjeiden tilaaminen)
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointia ja myynninedistämistä koskevat toimenpiteet ja niihin osallistuminen, sekä muut asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät toimenpiteet
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- suoramarkkinointiluvat ja – kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, yhteydenottojen yhteydessä tallennetuista
puheluista sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja
käyttää niitä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan
konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä,
luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai
yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa muun muassa viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa myös niille
rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville kolmansille tahoille (kuten alihankkijoille
ja palveluntarjoajille), jotka osallistuvat tai liittyvät rekisterinpitäjän tuottaman palvelun
toteuttamiseen rekisteröidylle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille
yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa
tällaista luovuttamista. Yhteistyökumppaneille tietoja luovutetaan vain sellaisiin
tarkoituksiin, jotka tukevat tämän rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa yhteistyökumppanin
tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva tässä rekisteriselosteessa kerrottujen
käyttötarkoitusten kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät
tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella.
Yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa.
Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisteröidyn henkilötietoja asiallisen yhteyden päättymisen
jälkeen rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden
suoramarkkinointirekistereihin. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista, ja
silloin rekisterinpitäjä huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä
tavalla.
8. Rekisterin suojaus
Sähköiseen rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin,
tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksytyin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sekä manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat
lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten
työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä
henkilökohtaisella käyttöoikeudella.
9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysperusteet
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn
tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentunet
ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus voi
määräytyä myös lainsäädännön perusteella.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja
rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ja
allekirjoitettuna henkilöstörekisterin yhteyshenkilölle.
Exclusive Logistics oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn
tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen
henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa
yhteyttä henkilörekisterin yhteyshenkilöön tiedon korjaamiseksi.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot
rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa.
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös
tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi